一、机要文件办理程序及要求

1.签收。签收机要文件时应认真核对机要编号，逐件清点，重点文件逐页清点，若发现问题，应及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。

2.登记。文件签收后，按文件分类登记收文登记薄和公文处理，注明来文单位、发往单位、收发文字号、文件标题、密级、份数、收发时间等。

3.呈批。文件加处理笺后，及时呈领导阅批。

4.传阅。按《机要文件传阅制度》处理。

5.回收。机要文件传阅完毕后应及时回收，对未回收的文件应及时查明去向，核对后入柜，以备存档。

6.保管。机要文件的归档要齐全，分类要准确，统一存放于铁皮文件柜中。

7.销毁。需要销毁的机要文件严格上级规定要求进行销毁。

8.传真电报和本市级正式文件，视同机要文件进行管理。

二、机要文件收文登记

1.收件时，应检查邮封是否破损，文件要逐件核对，重点文件要逐页查看，如有异常应及时与发文单位联系。

2.严格收文登记，要注明发文单位，文件字号、标题、密级、份数、编号、收文时间，严格实行监签。

3.对收到的文件经签收、拆封、清点、登记、编号、附加文件处理笺后及时送领导批阅。

三、机要文件传阅

1.所有机要文件均应先呈书记阅批，按规定范围进行传阅，不得漏传或自行扩发范围，传阅一般按领导职务高低或分工依次下传。

2.对中央、省委、许昌市委、中、省、许昌市纪委和涉密文件使用红色文件夹，区别对待，快速传阅。

3.对领导批示需有关室阅办的，通知其室主任在规定时间内到办公室阅文。

4.为避免机要文件外传，实行每位领导一夹一传递，一人一记录，一次一检查，随时掌握文件去向。

5.传阅机要文件，由机要人员负责办理，及时催阅催退，坚持文件传阅当日送当日收，严禁在机要室外过夜。

6.及时掌握传阅进程，严禁文件在传阅过程中失控，文件收回后应认真清点，传阅、办理情况要记录完整清楚。

7.文件传阅、办理结束后，应分类存入铁皮柜。

四、机要文件借阅

1.传借阅机要文件，经主管常委以上领导批准后方可借阅，借阅时要严格履行登记手续，须认真填写《机要文件借阅登记薄》，一般当天借当天还，带有密级的文件禁止带出存放处。

2.借阅人员不得私自复印、翻印文件或随意摘录文件内容，不得在文件上涂改、勾划和抽页。

3.借阅人员要爱护文件，妥善保管，确保安全，凡造成文件损坏、丢失者，按有关规定处理。

4.不得将借阅文件处于无人管理状态。

5.借阅文件应按时归还，并在《机要文件借阅登记薄》上注销借阅手续，注明归还日期。

五、机要文件保管

1.机要文件存放的基本要求是做到四有：即有铁门、有铁制防护网、有铁皮柜、有保险锁。

2.机要文件应存在机要室的文件铁皮柜内，有专、兼职机要员专管。

3.中央、省委文件，中、省、许昌市纪委文件和密级较高的文件要单独分类保存。

4.机要文件在保管期间要定期查对、清点，按归档类目分类保存，节假日要重点看管，确保文件安全。

5.凡发文单位指定收回文件，都要按照规定时间，及时清退，不能及时清退的，要及时向上级主管部门说明情况。

6.凡需要销毁的文件，要严格清点、登记，有专人上交市委或市政府机要部门销毁。